Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie und Podologie leben von vollen Terminkalendern und korrekten Verordnungen. Wir nehmen Planung, Prüfung und Abrechnung die Handarbeit ab.
verordnung → muster 13, vor dem ersten termin prüfenplanung → serie: menge × frequenz, über wochenbehandlung → doku je termin, bericht falls angefordertabrechnung → §302 sgb v, datenträgeraustauschteam → fachkräfte gesucht, planung als hebelsoftware → bleibt. wir bauen drumherum ✓
Therapiepraxen arbeiten in Serien. Eine Verordnung ist nicht ein Termin, sondern sechs, zehn oder mehr, verteilt über Wochen und in einer festen Frequenz. Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie und Podologie unterscheiden sich in Heilmitteln und Behandlungsdauer, das Muster ist dasselbe: Verordnung annehmen, prüfen, Serie planen, behandeln, dokumentieren, abrechnen.
Dazwischen läuft der Empfang: Telefon, Terminwünsche, Absagen, Rückfragen bei Arztpraxen, Zuzahlungen. Hausbesuche und Behandlungen im Pflegeheim kommen dazu. Vieles hängt noch an Papier, denn die Verordnung kommt meist ausgedruckt in die Praxis, und nicht immer ist sie vollständig.
Auch ein Stück Wundversorgung: Manuelle Lymphdrainage und Kompressionsbandagierung bei Ödemen, Podologie beim diabetischen Fußsyndrom. Therapiepraxen gehören zur Versorgung chronischer Wunden, unserem Schwerpunkt. Und wie überall gilt: Ihre Praxissoftware bleibt, wir bauen um sie herum.
Was eine Therapiepraxis mit Kassenzulassung im Blick haben muss, in vereinfachter Form:
Wer gesetzlich Versicherte behandelt, braucht eine Zulassung. Leistungen, Preise und Abrechnungsregeln stehen in bundesweiten Verträgen mit dem GKV-Spitzenverband, je Heilmittelbereich.
Regelt, was verordnet werden kann: je Diagnosegruppe die passenden Heilmittel, die Leitsymptomatik, eine Höchstmenge je Verordnung, eine orientierende Behandlungsmenge und die Therapiefrequenz.
Physiotherapie, Ergotherapie, Stimm-, Sprech-, Sprach- und Schlucktherapie, Podologie und Ernährungstherapie nutzen denselben Vordruck. Vor der ersten Behandlung prüft die Praxis ihn auf Vollständigkeit.
Die Behandlung muss innerhalb einer festen Frist nach Ausstellung beginnen, bei dringlichem Behandlungsbedarf früher. Wird zu lange unterbrochen oder ohne Grund von der Frequenz abgewichen, kann die Verordnung ihre Gültigkeit verlieren oder die Kasse kürzen.
Die Ärztin oder der Arzt stellt Diagnose und Indikation, die Praxis bestimmt Heilmittel, Menge und Frequenz selbst und übernimmt mehr Verantwortung für die Wirtschaftlichkeit. Sie wird schrittweise eingeführt.
Volljährige Versicherte zahlen zu, sofern sie nicht befreit sind. Die Praxis zieht den Betrag ein und quittiert ihn.
Abgerechnet wird elektronisch mit den Kassen, direkt oder über ein Abrechnungszentrum, nach den Vorgaben des GKV-Spitzenverbands. Die Verordnungen gehören als Belege dazu.
Heilmittelerbringer werden schrittweise an die TI angebunden. Berufs- und Praxisausweis für Gesundheitsfachberufe kommen über das elektronische Gesundheitsberuferegister.
Gesundheitsdaten sind besonders geschützt, Dienstleister brauchen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Nach außen gilt das Heilmittelwerbegesetz: sachlich informieren ja, Heilversprechen nein.
Vereinfacht dargestellt, ersetzt keine Einzelfallprüfung. Maßgeblich sind die Heilmittel-Richtlinie, die Verträge nach §125 SGB V für Ihren Heilmittelbereich und die aktuellen Vorgaben der Kassen.
Eine fehlende Angabe fällt oft erst auf, wenn die Patientin schon im Behandlungsraum steht. Dann heißt es: anrufen, faxen, warten, und die Frist läuft weiter.
Sechs Termine, zweimal pro Woche, möglichst gleiche Uhrzeit und gleiche Therapeutin: Wer Serien von Hand plant, hält viele Regeln gleichzeitig im Kopf.
Jede Absage reißt ein Loch in den Kalender. Nachbesetzen kostet Telefonzeit, und Frequenz und Fristen der Verordnung laufen trotzdem weiter.
Verlaufsdokumentation und Therapieberichte entstehen oft am Abend, weil zwischen zwei Behandlungen keine Zeit dafür bleibt.
Ein Formfehler kann die Vergütung kosten, obwohl behandelt wurde. Für einen Widerspruch fehlen dann oft die Unterlagen am richtigen Ort.
Offene Stellen bleiben lange offen. Jede fehlende Kraft verlängert die Wartezeit auf einen Termin und verteilt die Verwaltung auf weniger Schultern.
Bevor der erste Termin vergeben wird, muss die Verordnung stimmen. Die Praxis prüft sie auf Vollständigkeit und Plausibilität. Was sie nach Rücksprache selbst ergänzen darf und was nur die verordnende Praxis ändern kann, regeln die Verträge. Vereinfacht gehört auf den Prüfstand:
Dann wird aus der Verordnung eine Serie: Menge mal Frequenz, verteilt über Wochen, möglichst bei derselben Person zur selben Uhrzeit, in einem Kalender, der schon fast voll ist. Probieren Sie es aus. Sechs Verordnungen warten im Eingang, eine davon hat einen Formfehler.
Verordnung antippen oder in eine Lücke ziehen. Folgetermine plant die Serie selbst.
Die Demo vereinfacht: keine Absagen, keine Urlaube, keine Räume und Geräte, und bestehende Termine wiederholen sich jede Woche. Im Alltag kommt genau das dazu. Deshalb hilft eine Planung, die Verordnung, Kalender und Qualifikationen gemeinsam kennt, etwa dass Lymphdrainage nur mit Zertifikat abgerechnet werden darf.
Jeder Termin wird dokumentiert und von den Versicherten bestätigt. Ist ein Therapiebericht angefordert, geht er zum Ende der Serie an die verordnende Praxis.
Die Abrechnung geht als Datenträgeraustausch an die Kassen oder über ein Abrechnungszentrum, im vorgeschriebenen Format und mit den Verordnungen als Belegen.
Kürzt eine Kasse, kommt ein Bescheid. Ob ein Widerspruch Aussicht hat, hängt fast immer an der Verordnung und an der Dokumentation.
Typische Gründe, aus denen Kassen Leistungen absetzen, in vereinfachter Form:
ICD-10-Code, Leitsymptomatik oder Unterschrift fehlen, und vor der ersten Behandlung hat niemand nachgefragt.
Die Behandlung hat zu spät begonnen oder wurde zu lange unterbrochen, ohne dass ein Grund dokumentiert ist.
Mehr oder weniger Termine pro Woche als verordnet, ohne Begründung in der Dokumentation.
Mehr Behandlungen erbracht als verordnet, etwa nach einer Verwechslung im Kalender.
Einzelne Behandlungen sind nicht von den Versicherten bestätigt.
Positionsnummer oder Preis passen nicht zum Heilmittel auf der Verordnung oder zum Vertrag.
Die meisten dieser Fehler entstehen nicht bei der Abrechnung, sondern Wochen vorher: beim Annehmen der Verordnung und beim Planen der Serie. Dort setzt eine Vorprüfung an, nicht erst kurz vor dem Versand.
Und die Telematikinfrastruktur? Sie erreicht nach Arztpraxen und Apotheken schrittweise auch die Heilmittelerbringer. Mit Berufs- und Praxisausweis werden KIM für Berichte und Rückfragen, der Zugriff auf die elektronische Patientenakte und künftig die elektronische Heilmittelverordnung möglich. Wir nutzen die Anbindung Ihrer Praxissoftware, statt eine eigene daneben zu bauen.
Therapeutinnen und Therapeuten werden auch von Kliniken, Reha-Einrichtungen und anderen Praxen umworben. Was hilft: Stellen schnell und überall sichtbar, Bewerbungen zügig beantwortet, eine Einarbeitung mit festem Ablauf. Und ein Kalender, der Teilzeit und feste Behandlungszeiten verlässlich abbildet, statt jede Woche neu zu improvisieren.
Website, Beiträge, Kursangebote zur Prävention: Für Werbung mit Behandlungen und Verfahren gilt das Heilmittelwerbegesetz, auch wenn „Heilmittel“ dort etwas anderes meint als im SGB V. Sachlich über Leistungen, Team und Termine informieren ist erlaubt. Heilversprechen wie „schmerzfrei nach drei Terminen“ und irreführende Aussagen sind es nicht.
Vereinfacht, ersetzt keine rechtliche Prüfung im Einzelfall.
Wir begleiten Empfang und Therapie einen Tag lang: wie Verordnungen ankommen, wie Serien geplant, Berichte geschrieben und Abrechnungen erstellt werden, wo Rückfragen und Absetzungen entstehen.
Was sinnvoll ist, zieht schrittweise in eine EU-Cloud, etwa der Eingang der Verordnungen oder Vorlagen für Berichte. Nur mit dem Einverständnis und der Akzeptanz Ihres Teams. Die Praxissoftware bleibt.
Dann KI an einzelnen Stellen: Verordnungen auslesen und vorprüfen, Serien vorschlagen, Therapieberichte aus der Verlaufsdokumentation entwerfen. Entschieden wird in der Praxis.
Nein. Ihre Praxissoftware bleibt das führende System für Termine, Dokumentation und Abrechnung. Wir docken an, soweit sie Schnittstellen bietet, und automatisieren, was heute daneben von Hand passiert: Verordnungen erfassen und prüfen, Rückfragen, Berichte, Vorprüfung der Abrechnung.
Nein. Sie liest die Verordnung aus und markiert, was fehlt oder nicht zusammenpasst. Ob behandelt, nachgefragt oder korrigiert wird, entscheidet die Praxis. Maßgeblich bleiben die Heilmittel-Richtlinie und die Verträge mit den Kassen.
Ja. Muster 13 kommt heute meist noch ausgedruckt in die Praxis. Gescannt oder fotografiert, werden die Angaben ausgelesen und geprüft. Mit dem Papieroriginal verfahren Sie weiter so, wie es die Abrechnungsregeln verlangen.
Es schafft keine neuen Therapeutinnen und Therapeuten. Aber es nimmt Verwaltung ab, macht Arbeitszeiten verlässlich planbar und lässt mehr Zeit für Behandlung. Beides zählt, wenn Sie Fachkräfte gewinnen und halten wollen.
Die gehören dazu. Ob ein Hausbesuch verordnet ist, steht auf der Verordnung, und die Fahrzeit gehört in dieselbe Planung wie die Termine in der Praxis. In der Analyse nehmen wir solche Touren mit auf.
In Rechenzentren in der EU oder auf Wunsch vor Ort in Ihrer Praxis. Gesundheitsdaten sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt und unterliegen der Schweigepflicht; Auftragsverarbeitung und technische Maßnahmen regeln wir von Anfang an.
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