Gesichert wird oft, geprobt fast nie. Spielen Sie durch, was nach einem Verschlüsselungsangriff oder einem defekten Server wirklich zurückkommt, wie lange es dauert, und wie eine Sicherung aussieht, auf die Sie sich verlassen können.
3 kopien → original + 2 sicherungen2 medien → nicht alles auf einer platte1 außer haus → anderer ort, anderes gebäude1 offline → kein angreifer kommt heranverschlüsselt → schlüssel an zweitem ortgeprobt → sonst ist es nur eine hoffnung
In einem Pflegedienst oder einer Wundpraxis liegen die wichtigen Daten selten an einem Ort. Die Dokumentation steckt in der Fachsoftware, die Wundfotos in Ordnern und auf Diensthandys, die Abrechnung in einem eigenen Modul, die Absprachen in den Postfächern. Ein Backup, das nur den Server sichert, deckt oft nur einen Teil davon ab.
Datenbank der Pflege- oder Praxissoftware, oft auf einem Server im Büro oder beim Softwareanbieter.
Eine Datenbank lässt sich nicht einfach als Datei kopieren, solange sie läuft. Die Sicherung braucht einen Weg, den der Hersteller vorsieht.
Bildordner, Kamera-Apps, Diensthandys, Scanner-Ablagen. Häufig außerhalb der eigentlichen Software.
Fotos wachsen schnell. Ist das Sicherungsziel voll, fallen sie zuerst heraus, oft ohne dass es jemand merkt.
Abrechnungsmodul, Exporte für den Datenträgeraustausch, Rechnungsarchiv.
Abrechnungsunterlagen unterliegen Aufbewahrungsfristen. Ein Backup ist dafür kein Archiv, es ersetzt die ordentliche Ablage nicht.
Postfächer der Leitung, der Verwaltung und gemeinsame Adressen.
Bei gemieteten Postfächern sichert der Anbieter oft nur seinen Betrieb, nicht Ihre versehentlich gelöschten Nachrichten.
Router, Firewall, Server-Einstellungen, Lizenzschlüssel, Zugangsdaten zur Telematikinfrastruktur.
Ohne sie dauert der Neuaufbau Tage, auch wenn die Daten selbst gerettet sind.
Die DSGVO verlangt in Art. 32 unter anderem, dass Sie die Verfügbarkeit personenbezogener Daten und den Zugang zu ihnen nach einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherstellen können. Für Gesundheitsdaten heißt das praktisch: Es muss eine Sicherung geben, und es muss belegbar sein, dass sie sich zurückspielen lässt.
gilt für alle
Orientierung
für Praxen
bei Dienstleistern
Vereinfacht, ersetzt keine Einzelfallprüfung. Welche Anforderungen im Detail gelten, hängt von Ihrer Einrichtung, Ihrer Größe und Ihren Verträgen ab.
Die bewährte Faustregel lautet 3-2-1: drei Kopien Ihrer Daten, auf zwei unterschiedlichen Medien, eine davon an einem anderen Ort. Gegen Verschlüsselungstrojaner reicht das nicht mehr ganz. Angreifer suchen gezielt nach Sicherungen, die im Netz erreichbar sind, und verschlüsseln oder löschen sie mit. Deshalb gehört eine weitere Kopie dazu, die offline ist oder für eine festgelegte Zeit nicht verändert werden kann.
Eine Platte, die nach der Sicherung abgezogen und an einem anderen Ort verwahrt wird. Einfach, aber nur so gut wie die Disziplin beim Wechseln.
Eine Kopie im Rechenzentrum, die für eine festgelegte Frist niemand löschen oder überschreiben kann, auch nicht mit Admin-Zugang.
Jede Kopie außer Haus ist verschlüsselt. Der Schlüssel liegt nicht nur auf dem gesicherten Server, sondern an einem zweiten Ort, für mindestens zwei Personen erreichbar.
Wie Sicherung, Netztrennung und Zugriffsschutz zusammenspielen, zeigt der Leitfaden IT-Sicherheit.
Mit eigenem Server im Büro liegt alles bei Ihnen: Hardware, Sicherungsjobs, Kontrolle und Probe, gegebenenfalls zusammen mit Ihrem IT-Dienstleister. In der Cloud teilt sich die Verantwortung. Der Anbieter sichert seine Plattform und betreibt das Rechenzentrum. Wer was in Ihre Daten schreibt, wer löscht und wer Zugänge vergibt, bleibt Ihre Sache.
laut Vertrag
immer
vorab klären
Der Auftragsverarbeitungsvertrag verpflichtet den Anbieter, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen. Was das für Ihr Backup konkret heißt, steht meist in einer Anlage zu diesen Maßnahmen oder im Leistungsvertrag: wie oft gesichert wird, wo die Sicherungen liegen, wie lange sie aufbewahrt werden und wie schnell eine Rücksicherung erfolgt. Steht dort nur „regelmäßige Datensicherung“, fragen Sie nach. Worauf Sie bei der Auswahl achten, zeigt der Anbieter-Check, wie ein Umzug abläuft, der Leitfaden Cloud-Migration.
Zwei Fragen entscheiden, ob ein Backup im Ernstfall reicht. Fachleute kürzen sie mit RPO und RTO ab, gemeint ist etwas sehr Alltägliches:
Der Stand, auf den Sie zurückfallen. Bei nächtlicher Sicherung fehlt im schlimmsten Fall ein Tag Dokumentation, bei wöchentlicher eine Woche. Alles dazwischen muss aus Papier, Gedächtnis und Mails nachgetragen werden.
Die Zeit, bis wieder gearbeitet werden kann. Sie hängt davon ab, wo die Kopie liegt, wie groß sie ist und ob Ersatzhardware bereitsteht. Bis dahin trägt der Notfallplan.
Stellen Sie eine Sicherung zusammen und lösen Sie eine Katastrophe aus. Probieren Sie danach dieselbe mit geprobter Rücksicherung.
→ Kopien wählen, dann eine Katastrophe auslösen. Jede Änderung setzt die Probe zurück.
Wie der Betrieb weiterläuft, solange die Daten noch nicht zurück sind, behandelt der Notfallplan. Hier geht es um den Weg zurück zu den Daten.
Ein Backup, das nie zurückgespielt wurde, ist eine Annahme. Eine Probe muss nicht groß sein: Ein einzelner Ordner, eine Patientenakte oder ein Postfach auf einem Testsystem zurückspielen zeigt bereits, ob Schlüssel, Zugänge und Abläufe stimmen.
Was wird zurückgespielt, wohin, und wer macht es? Am besten jemand, der das Backup nicht eingerichtet hat.
Auf ein Testsystem oder in einen separaten Ordner, nie über die Live-Daten. Lassen sich die Daten öffnen, sind Fotos dabei, wie alt ist der Stand?
Datum, Umfang, Dauer, Ergebnis, Auffälligkeiten. Das Protokoll ist zugleich Ihr Nachweis.
Im Alltag fällt ein Problem meist zuerst im Sicherungsprotokoll auf, wenn jemand es liest:
Jeden Morgen steht im Postfach „Sicherung abgeschlossen“. Markieren Sie die Zeilen, die eigentlich Alarm sind.
Ins Backup-Konzept gehört schriftlich, was im Ernstfall niemand erst suchen soll:
01was → datenbestände, systeme, postfächer02wie oft → je bestand, mit begründung03wohin → orte, medien, offline-kopie04wie lange → aufbewahrung der versionen05schlüssel → wo, wer hat zugriff06zuständig → person + vertretung07kontrolle → wer liest die meldungen08probe → rhythmus, letzte probe, ergebnis09ziele → rpo und rto je system
Wir erfassen, wo Ihre Daten liegen, was heute wie gesichert wird und ob eine Rücksicherung schon einmal geklappt hat. Daraus entstehen realistische Ziele für Datenverlust und Wiederanlauf.
Wo es sinnvoll ist, ziehen Daten schrittweise in eine EU-Cloud, mit dem Einverständnis der Mitarbeitenden. Sicherung ist dort Teil des Dienstes, aber im Vertrag konkret geregelt.
Erst danach kommt KI dazu, etwa um Sicherungsmeldungen auszuwerten und Auffälligkeiten an die zuständige Person zu melden, statt sie im Postfach versanden zu lassen.
Als eine von mehreren Kopien ja, allein nicht. Eine dauerhaft angeschlossene Platte steht im selben Raum und ist im selben Netz erreichbar. Ein Wasserschaden oder ein Verschlüsselungstrojaner trifft sie gleich mit.
Weniger als vorher, aber nicht gar nicht. Der Anbieter sichert seinen Betrieb. Was genau, wie lange die Versionen aufbewahrt werden und wie schnell zurückgespielt wird, sollte im Vertrag und in den technischen und organisatorischen Maßnahmen stehen. Daten außerhalb dieser Software, etwa Fotoordner oder Postfächer, bleiben Ihre Aufgabe.
Regelmäßig und nach jeder größeren Änderung, etwa einem neuen Server oder einem Anbieterwechsel. Wichtiger als ein fester Rhythmus ist, dass die Probe wirklich stattfindet, protokolliert wird und jemand anderes als die Person mitmacht, die das Backup eingerichtet hat.
Nicht nur auf dem Server, der gesichert wird. Bewährt hat sich ein Passwortsafe mit Notfallzugang plus ein versiegelter Ausdruck an einem zweiten Ort, auf den mindestens zwei Personen Zugriff haben.
Nein. Wir analysieren, was Sie haben, schlagen ein Sicherungskonzept vor, das zu Ihrer Software passt, und begleiten den Umzug in eine EU-Cloud, wenn er sinnvoll ist. Ihre Pflege- oder Praxissoftware bleibt.
Sie wissen nicht, wann Ihr Backup zuletzt zurückgespielt wurde? Erstgespräch vereinbaren