Bauen Sie einen Ablauf aus Ihrem Alltag mit wenigen Bausteinen nach. Die Skizze zählt Medienbrüche, Übergaben, Wartepunkte und doppelte Eingaben und zeigt, wo sich Digitalisierung lohnt. Alles bleibt in Ihrem Browser.
bahnen → rollen: empfang, pflege, leitung, externbausteine → telefon, fax, papier, software, warten …pfeile → die reihenfolge, automatisch verbundenröntgen → ⚡ medienbruch · 2× eingabe · übergabevorschlag → nachher, freigaben bleiben beim menschenspeicher → nur ihr browser, nichts wird gesendet
Wer einen umständlichen Ablauf digitalisiert, hat danach einen umständlichen digitalen Ablauf. Deshalb beginnt jedes unserer Projekte mit der Analyse: Wie läuft ein Fall heute wirklich, wer fasst ihn an, und wo wechselt er das Medium?
Eine Skizze auf einer Seite reicht dafür oft schon. Sie macht sichtbar, was im Alltag niemand mehr bemerkt: den Ausdruck, der nur zum Abtippen entsteht, den Anruf, der nur nachfragt, ob das Fax angekommen ist, den Ordner, in dem der Fall am Ende verschwindet. Und sie ist eine gemeinsame Sprache für das Team, die Leitung und uns.
Die Prozess-Skizze ist die Phase „Analysieren“ zum Anfassen. Sie ersetzt keine Analyse vor Ort, aber sie bereitet sie vor, und oft beginnt das Erstgespräch genau mit so einem Bild.
Nicht jeder Schritt ist Gewohnheit. Bevor Sie etwas streichen, lohnt der Blick auf den Rahmen, vereinfacht:
Viele Schritte schreiben Gesetz, Verträge mit den Kassen oder das Berufsrecht vor, etwa nach SGB V und SGB XI. Die Skizze stellt sie nicht infrage. Sie zeigt nur, auf welchem Weg sie heute erledigt werden.
Ob eine Verordnung abgetippt oder eingelesen wird, ob ein Befund gefaxt oder über KIM geschickt wird, ist meist Gewohnheit, nicht Vorschrift. Hier liegt der Spielraum.
Jeder neue digitale Weg braucht eine Rechtsgrundlage, Verträge mit Dienstleistern und passende technische Schutzmaßnahmen. Das Fax gilt dabei nicht als sicherer Hafen: Datenschutzaufsichtsbehörden sehen es für Gesundheitsdaten zunehmend kritisch.
Mit der Anbindung an die Telematikinfrastruktur erreichen Praxen, Kliniken und zunehmend auch die Pflege einander über KIM. Die elektronische Patientenakte ergänzt das für Befunde, die Patientinnen und Patienten mitnehmen. Wir nutzen die Anbindung, die Ihre Software mitbringt, statt eine eigene daneben zu bauen.
Automatisierung bereitet vor, sie entscheidet nicht. Wo KI im Spiel ist, verlangt auch der EU AI Act je nach Einstufung menschliche Aufsicht. In der Skizze sind diese Schritte grün markiert und bleiben im Vorschlag erhalten.
Vereinfacht dargestellt, ersetzt keine rechtliche Prüfung im Einzelfall.
Sie brauchen kein Modellierungswissen. Sechs Regeln genügen, ob auf Papier, am Whiteboard oder im Werkzeug unten.
Nehmen Sie den letzten Fall von gestern, nicht den Idealfall aus dem Handbuch. Nur der echte Fall zeigt die Umwege.
Skizzieren Sie am Arbeitsplatz, mit den Menschen, die den Ablauf täglich machen. Wer ihn nur beschreibt, lässt die Zettel weg.
So lange, bis der Fall wirklich abgeschlossen ist: abgelegt, abgerechnet, erledigt. Viele Abläufe enden später, als man denkt.
Jeder Wechsel zu einer anderen Rolle ist eine Übergabe, auch der kurze Zuruf über den Flur. Notieren Sie, wer etwas weitergibt und wer wartet.
Papier, Fax, Telefon, E-Mail oder welche Software genau. Erst damit werden Medienbrüche und doppelte Eingaben sichtbar.
Post-its, private Listen und Notizbücher sind keine Schlamperei. Sie zeigen Schritte, die das System nicht abbildet.
Laden Sie ein Beispiel oder beginnen Sie leer. Wählen Sie eine Rolle und tippen Sie Bausteine an, die Pfeile setzen sich selbst. Schalten Sie dann „Röntgen“ ein und zum Schluss den Vorschlag.
Die Beispiele sind erfunden und vereinfacht. Ihre eigene Skizze bleibt in diesem Browser gespeichert, bis Sie sie ersetzen; sie wird nicht übertragen. Mit „Als Text kopieren“ nehmen Sie sie mit, etwa ins Erstgespräch.
Jeder Wechsel kostet einen Handgriff: ausdrucken, einscannen, abtippen. Und er ist eine Stelle, an der Informationen verloren gehen oder falsch übertragen werden.
Dieselben Angaben werden mehrfach erfasst. Das ist doppelte Arbeit und eine Quelle für Abweichungen zwischen zwei Programmen.
Übergaben sind oft nötig. Kritisch werden sie, wenn Informationen fehlen und Rückfragen folgen, oder wenn niemand weiß, wer gerade dran ist.
Warten lässt sich oft nicht abschaffen, etwa auf die Genehmigung einer Kasse. Aber niemand sollte nachsehen müssen, ob es weitergeht.
Diese Schritte sind gewollt. Ein guter Vorschlag macht sie leichter, nicht überflüssig.
Die Skizze zählt nach festen Regeln. Sie misst keine Minuten und bewertet nicht, wie gut jemand arbeitet. Sie zeigt, wo es sich lohnt, genauer hinzusehen.
Vier Muster begegnen uns in Praxen, Pflegediensten, Einrichtungen und bei Versorgern immer wieder. In der Skizze erkennen Sie sie so:
Ein Dokument entsteht digital, wird gefaxt, ausgedruckt, abgetippt und am Ende abgeheftet.
Software → Fax → Papier → Abtippen → Ablage: drei Medienbrüche, eine doppelte Eingabe.
Digitaler Eingang über KIM, automatische Zuordnung zur Akte, revisionssicheres Archiv.
Dieselben Stammdaten stehen in der Pflegesoftware, der Tourenplanung und der Abrechnung, jeweils von Hand eingegeben.
Mehrere Software-Bausteine mit verschiedenen Systemnamen hintereinander: 2× an jedem weiteren System.
Schnittstellen zwischen den vorhandenen Programmen. Die Programme bleiben, die zweite Eingabe fällt weg.
Telefonnummern, Fristen, Rückrufbitten und Passwörter kleben am Bildschirm, weil das System dafür keinen Platz hat.
Papier-Bausteine mitten in einem sonst digitalen Ablauf, oft gefolgt von Warten.
Wiedervorlagen und Benachrichtigungen im System. Passwörter gehören nie auf Zettel, sondern in eine sichere Anmeldung.
Eine Angabe fehlt, also wird angerufen, zurückgerufen, wieder angerufen. Jeder Anruf unterbricht jemanden.
Mehrere Telefon-Bausteine im Wechsel zwischen zwei Rollen, jede Runde zählt als Übergabe.
Vollständigkeit vor dem Versand prüfen und Rückfragen als Nachricht am Vorgang führen, mit der ganzen Vorgeschichte.
Manche Muster sieht man erst, wenn man sie abläuft. Der Spaghetti-Test aus dem Lean-Werkzeugkasten zeichnet die Wege einer Aufgabe auf den Grundriss. Je mehr Linien sich überlagern, desto mehr Laufarbeit steckt im Ablauf:
Aufgabe: Ein Befund kommt per Fax. Tippen Sie die Räume in der Reihenfolge an, in der die Pflegekraft sie aufsucht, oder laden Sie ein Beispiel.
Auf diesem Plan: heute mit Fax 155 m, mit digitalem Eingang 63 m. Ihre eigene Station sieht anders aus. Zeichnen Sie den Grundriss auf Papier und gehen Sie den Weg einmal mit.
Was die Skizze rot markiert, hat meist einen passenden Baustein. Ihre Pflege- oder Praxissoftware bleibt, wir bauen um sie herum.
Wir skizzieren Ihre wichtigsten Abläufe vor Ort, am echten Fall und mit den Menschen, die sie täglich machen. Dazu nehmen wir Ihre Systeme auf: Software, Schnittstellen, Papier und Fax.
Was die Skizze als Insel zeigt, zieht schrittweise in Cloud-Lösungen in europäischen Rechenzentren, nur mit dem Einverständnis und der Akzeptanz Ihrer Mitarbeitenden. Was vor Ort bleiben soll, bleibt vor Ort.
KI kommt dorthin, wo die Skizze wiederkehrende Handarbeit zeigt, etwa beim Auslesen von Dokumenten. Eingebettet in Ihre Abläufe, Freigaben bleiben beim Menschen.
Nein. Die Skizze bleibt im Speicher Ihres Browsers auf diesem Gerät (localStorage) und wird nicht an WUNDigital übertragen. Mit „Leer beginnen“ oder dem Löschen der Browserdaten ist sie weg. Tragen Sie bitte keine Patientendaten ein: Beschreiben Sie Rollen und Schritte, nicht Personen.
Sie zählt nach einfachen, festen Regeln: Wechselt das Medium, ist es ein Medienbruch; wechselt die Rolle, ist es eine Übergabe. Sie misst keine Zeit und kennt Ihre Software nicht. Ob sich etwas lohnt, klärt erst der Blick auf den echten Ablauf.
Nein. Viele Übergaben sind gewollt: Die Ärztin verordnet, die Kasse genehmigt, die Pflege versorgt. Kritisch sind Übergaben, bei denen Informationen fehlen, Rückfragen folgen oder ein Fall unbemerkt liegen bleibt.
Faustregel: ein Schritt ist eine Handlung einer Rolle in einem Medium. Wenn ein Schritt zwei Medien oder zwei Rollen braucht, teilen Sie ihn. Feiner als nötig macht die Skizze unübersichtlich.
Nein. Der Vorschlag zeigt typische Alternativen, etwa KIM statt Fax. Ob sie bei Ihnen gehen, hängt davon ab, was Ihre Software kann, welche Schnittstellen es gibt und was Ihr Team mitträgt. Genau das klären wir in der Analyse.
Ja. Die Rollen lassen sich umbenennen, die Bausteine sind dieselben in Praxis, Klinik, Homecare, Therapie oder MedTech-Vertrieb. Unser Schwerpunkt ist die Wundversorgung, gearbeitet wird für das gesamte Gesundheitswesen.
Sie haben einen Ablauf skizziert und möchten wissen, was davon machbar ist? Erstgespräch vereinbaren