Fotos für die Doku, Fotos für die Fortbildung, Erinnerungen per SMS: Für vieles braucht es eine Einwilligung. Sehen Sie, wo Einwilligungen heute verloren gehen und was ein Widerruf in allen Systemen auslösen muss.
01doku → vertrag und pflicht, keine einwilligung02darüber → fotos für schulung, sms, angehörige, newsletter03wirksam → informiert, freiwillig, bestimmt, dokumentiert04widerruf → jederzeit, so einfach wie die zustimmung05wirkung → für die zukunft, nicht rückwirkend06ort → zentral, sichtbar für alle, die sie brauchen07systeme → jeder widerruf wird zur aufgabe, überall
Die Einwilligung ist nur eine von mehreren Rechtsgrundlagen der DSGVO, und in der Versorgung selten die wichtigste. Gesundheitsdaten dürfen für die Versorgung verarbeitet werden, wenn Fachpersonal sie verarbeitet, das der Schweigepflicht unterliegt. Die Dokumentation ist ohnehin Pflicht. Eine Einwilligung kommt ins Spiel, sobald Sie Daten für einen Zweck nutzen, den die Versorgung nicht verlangt.
Was in der Versorgung geschieht, muss dokumentiert werden. Das ist eine Pflicht aus dem Behandlungs- oder Pflegevertrag und dem Berufsrecht, Wundfotos für die Akte eingeschlossen. Die DSGVO erlaubt die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Versorgung durch Fachpersonal, das der Schweigepflicht unterliegt.
Was das Sozialrecht für die Abrechnung mit Kranken- und Pflegekassen vorsieht, stützt sich auf diese Vorschriften, nicht auf eine Einwilligung.
Sobald ein Wundfoto die Akte verlässt, für Schulungen, Fallvorstellungen oder eine Fachzeitschrift, braucht es in aller Regel eine eigene, ausdrückliche Einwilligung oder eine wirksame Anonymisierung.
Terminerinnerungen sind praktisch, aber für die Versorgung nicht zwingend. Mobilnummer und Kanal nutzen Sie dafür auf Grundlage einer Einwilligung, und der Inhalt bleibt so knapp wie möglich.
Angehörige sind keine Beteiligten der Versorgung. Wer der Tochter am Telefon Auskunft gibt, braucht die Einwilligung der Person beziehungsweise eine Entbindung von der Schweigepflicht. Mehr im Leitfaden Angehörige.
Werbliche oder informierende E-Mails des Dienstes gehen nur an Menschen, die sich dafür angemeldet haben. Für Werbe-E-Mails gelten zusätzlich wettbewerbsrechtliche Regeln.
Eine KI, die beim Dokumentieren hilft, kann zur Versorgung gehören. Werden Daten für andere Zwecke genutzt, etwa zum Trainieren eines Modells, sieht das anders aus. Das klären Sie vor dem Einsatz, nicht danach.
Vereinfacht dargestellt, ersetzt keine Rechtsberatung und keine Einzelfallprüfung. Welche Grundlage im Einzelfall trägt, klären Sie mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten. Welche Verarbeitungen Sie auf welcher Grundlage betreiben, gehört ins Verarbeitungsverzeichnis.
Die DSGVO stellt an eine Einwilligung klare Bedingungen, bei Gesundheitsdaten muss sie zusätzlich ausdrücklich sein. Fünf Eigenschaften fassen es zusammen:
Die Person weiß, wer was zu welchem Zweck mit welchen Daten macht und dass sie jederzeit widerrufen kann. In verständlicher Sprache, nicht im Kleingedruckten.
Die Versorgung hängt nicht davon ab. Wer Nein sagt, wird genauso gepflegt. Deshalb gehört die Einwilligung nicht in den Pflegevertrag, sondern daneben.
Für einen klar benannten Zweck, nicht „für betriebliche Zwecke“. Mehrere Zwecke bekommen mehrere Kästchen, die einzeln angekreuzt werden.
Die Einrichtung muss nachweisen können, dass und wofür eingewilligt wurde. Bei Gesundheitsdaten braucht es eine ausdrückliche Einwilligung, meist schriftlich oder elektronisch.
Jederzeit, ohne Begründung und so einfach, wie die Einwilligung gegeben wurde. Der Widerruf wirkt für die Zukunft: Was vorher geschah, bleibt rechtmäßig.
Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO für die Einwilligung, Art. 7 DSGVO für Nachweis, Freiwilligkeit und Widerruf. Für die Versorgung selbst greift Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO, für die Dokumentation unter anderem § 630f BGB.
Meist ist die Einwilligung nicht falsch, sondern am falschen Ort. Sie existiert, aber dort, wo entschieden wird, ist sie nicht zu sehen:
Die Einwilligung ist unterschrieben, abgeheftet und korrekt. Nur weiß außer der Aufnahme niemand, dass es sie gibt, oder wofür sie gilt.
Die Pflegesoftware kennt den Patienten, aber nicht seine Einwilligungen. Wer ein Foto für die Schulung auswählt, sieht nicht, ob das erlaubt ist.
Die Tourpflegekraft steht bei Frau H. in der Küche. Ob die Tochter Auskunft bekommen darf, steht im Ordner im Büro.
„Ja, das dürfen Sie.“ Das ist ehrlich gemeint, aber nicht nachweisbar und nicht bestimmt. Spätestens bei einer Nachfrage fehlt der Beleg.
Fotos, Newsletter, Angehörige und SMS auf einer Seite mit einer Unterschrift. Bestimmt ist das nicht, und ein Widerruf für nur einen Punkt lässt sich kaum abbilden.
Er kommt bei der Tour, in der Küche oder am Telefon, selten schriftlich. Wenn er dann nur als Zettel ins Büro wandert, erreicht er die Systeme nicht.
Frau H. hat fünf Einträge in ihrem Einwilligungsbuch. Eine davon zieht sie zurück. Wählen Sie den Eintrag, lassen Sie den Widerruf eingehen und sehen Sie, welche Systeme noch Daten für diesen Zweck halten. Vergleichen Sie „Papier im Ordner“ mit „zentral hinterlegt“.
1 Einwilligung wählen · 2 Widerruf eingehen lassen · 3 sehen, wo noch Kopien liegen
Frau H. sagt bei der Tour: „Meine Fotos sollen nicht mehr in Schulungen gezeigt werden.“ Was passiert jetzt mit „Fotos für Fortbildung“?
Frau H., der Pflegedienst und alle Systeme sind erfunden. Die Demo zeigt das Prinzip, wie ein Widerruf zur Aufgabe wird, keine bestimmte Software.
Ein Widerruf ist erst erledigt, wenn er überall angekommen ist, wo Daten für diesen Zweck liegen. Am Beispiel „Fotos für Fortbildung“ und den Systemen eines ambulanten Dienstes:
Die Einwilligung steht auf „widerrufen“, mit Datum und Eingangsweg. Funktionen, die daran hängen, etwa die SMS-Erinnerung, schalten ab.
Fotos für die Doku bleiben in der Akte, sie gehören zur Dokumentation. Entfernt wird die Freigabe für Schulungen und jede Kopie, die nur dafür angelegt wurde.
Was die Tour sieht, muss dem aktuellen Stand entsprechen: kein „SMS ok“ mehr, kein „Tochter darf informiert werden“, keine Fotos in einer lokalen Auswahl.
Weitergeleitete Bilder und Notizen löschen. Besser: Gesundheitsdaten gar nicht erst in Messenger-Gruppen teilen.
Die Präsentation und ihre PDF-Exporte bekommen das Foto nicht mehr. Was in einer vergangenen Schulung gezeigt wurde, bleibt rechtmäßig.
Die Adresse wird ausgetragen und so gesperrt, dass sie beim nächsten Import nicht wieder in der Liste landet.
Sicherungen werden in vielen Konzepten nicht einzeln bereinigt, sondern nach ihrem Rotationsplan überschrieben. Wichtig ist, dass der Widerruf bei einer Wiederherstellung erneut angewendet wird. Wie das bei Ihnen aussieht, klären Sie mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Nicht rückwirkend: Die Schulung im März mit dem Foto bleibt rechtmäßig. Ab dem Widerruf wird das Foto für diesen Zweck nicht mehr genutzt. Wie Fotos in die Akte gehören, beschreibt der Leitfaden Wundfotografie.
Viele Einwilligungen scheitern nicht am Widerruf, sondern schon am Formular. Vier Vorlagen, jede mit einem typischen Fehler. Finden Sie ihn.
Jedes Formular hat genau einen Fehler. Welchen?
0 / 4Tipp: Achten Sie auf Kästchen, auf den Zweck, auf den Ort im Dokument und auf das, was fehlt.
Wie Sie Formulare und Hinweise so schreiben, dass sie verstanden werden, zeigt der Leitfaden Patientenkommunikation. Was im Alltag sonst zum Datenschutz gehört, finden Sie unter Datenschutz im Alltag, und was für Gespräche mit Familien gilt, unter Angehörige.
Die Lösung ist kein neues Programm neben der Pflegesoftware, sondern eine Stelle, an der Einwilligungen liegen, und Verbindungen zu den Systemen, die sie kennen müssen. Dann wird ein Widerruf zur Aufgabe mit Haken, nicht zum Zettel im Ordner.
Wir schauen uns an, welche Einwilligungen es heute gibt, auf welchen Formularen, wo sie liegen und welche Systeme Daten für diese Zwecke halten. Und wir prüfen, wo eine Einwilligung gar nicht die richtige Grundlage ist.
Einwilligungen ziehen schrittweise an eine zentrale Stelle in einer europäischen Cloud, angebunden an Ihre Pflegesoftware und das Tablet der Tour. Mit Einverständnis und Akzeptanz des Teams, das den Widerruf bei der Tour entgegennimmt.
Erst dann kommt KI dazu, etwa als Hinweis, wenn ein Foto ohne passende Einwilligung in eine Schulungsauswahl soll. Eingebettet in Ihre Abläufe, und entscheiden tut ein Mensch.
In aller Regel nicht. Die Dokumentation der Versorgung, Wundfotos für die Akte eingeschlossen, ist eine Pflicht aus dem Behandlungs- oder Pflegevertrag und dem Berufsrecht. Eine Einwilligung braucht es für Zwecke darüber hinaus, etwa Fortbildung, Veröffentlichung, SMS-Erinnerungen oder Auskünfte an Angehörige.
Nein. Ein Widerruf muss so einfach sein wie die Einwilligung, und er braucht keine Begründung. Sagt jemand bei der Tour „Bitte keine SMS mehr“, gilt das. Ihre Aufgabe ist, ihn zu dokumentieren und in alle betroffenen Systeme zu tragen.
Nein, der Widerruf wirkt für die Zukunft. Was vorher auf Grundlage der Einwilligung geschah, bleibt rechtmäßig. Ab dem Widerruf dürfen die Daten nicht mehr für diesen Zweck genutzt werden, und was nur dafür gespeichert war und auf keiner anderen Grundlage beruht, wird gelöscht. Was zur Dokumentation gehört, bleibt in der Akte.
Sicherungen werden meist nicht einzeln bereinigt, sondern nach Plan überschrieben. Entscheidend ist, dass ein Widerruf bei einer Wiederherstellung erneut angewendet wird und die Daten bis dahin nicht genutzt werden. Wie das bei Ihnen umgesetzt und dokumentiert wird, klären Sie mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Besser nicht. Eine Einwilligung muss freiwillig und klar vom Vertrag getrennt sein. Steckt sie ungetrennt im Vertrag, ist ihre Wirksamkeit fraglich. Ein schon angekreuztes Kästchen ist keine wirksame Einwilligung. Bewährt hat sich ein eigenes Blatt mit einem Kästchen je Zweck.
Nein. Wir bauen um Ihre bestehende Software herum: Einwilligungen an einer Stelle, die Pflegesoftware, Foto-Ablage, Tablet und Newsletter-Tool lesen können, und ein Widerruf, der als Aufgabe überall ankommt.
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