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// Leitfaden · KI-Richtlinie

Eine KI-Richtlinie fürs Haus: kurz, klar, gelebt.

Ihr Team nutzt KI vielleicht schon, mit oder ohne Erlaubnis. Eine kurze, klare Richtlinie schafft Sicherheit: welche Werkzeuge, welche Daten, wer freigibt. Stellen Sie Ihre Regeln zusammen und nehmen Sie den Entwurf mit.

ki-richtlinie: was hineingehört
01werkzeuge   → welche, mit welchem konto02daten       → was hinein darf, was nie03prüfung     → ein mensch prüft, jemand gibt frei04kennzeichen → was nach außen geht05schulung    → ki-kompetenz, art. 4 ai act06review      → mit mav / betriebsrat, jährlich
01

Schatten-KI: warum jetzt

KI-Chatbots sind frei verfügbar, auf jedem Rechner und jedem Smartphone. In vielen Einrichtungen werden sie längst genutzt: für eine Rundmail, eine Übersetzung, einen schwierigen Brief. Oft wissen Leitung und Datenschutz nichts davon. Man spricht von Schatten-KI. Dahinter steckt selten böser Wille, meist fehlende Orientierung: Niemand hat gesagt, was erlaubt ist und was nicht.

Wo es hakt
Daten verlassen das Haus

Was in einen frei verfügbaren Chatbot eingegeben wird, landet beim Anbieter, oft außerhalb der EU und je nach Einstellung auch im Training. Bei Gesundheitsdaten ist das ein ernstes Problem.

Wo es hakt
Kein Vertrag, keine Kontrolle

Mit einem privaten Konto hat Ihr Haus keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Wer die Daten verarbeitet, wo und wie lange, bleibt offen.

Wo es hakt
Plausibel, aber falsch

Sprachmodelle formulieren überzeugend, auch wenn der Inhalt nicht stimmt. Ohne Prüfung landet der Fehler im Brief, in der Übersetzung oder in der Akte.

Wo es hakt
Verbot allein hilft nicht

Ein pauschales Verbot ohne Alternative verschiebt die Nutzung aufs private Handy. Dort sieht sie niemand mehr, und genau dort ist sie am riskantesten.

Eine gute KI-Richtlinie ist kurz und praktisch: Sie sagt, was geht, verweist auf ein sicheres Werkzeug und zieht klare Grenzen. Zwei Seiten, die gelesen werden, schützen mehr als zwanzig, die im Ordner stehen.

02

Der Rahmen dahinter

Eine Hausrichtlinie erfindet keine neuen Pflichten. Sie übersetzt bestehende Regeln in den Alltag mit KI. Die wichtigsten, vereinfacht:

Gesundheitsdaten
Art. 9 DSGVO

Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Ihre Verarbeitung ist nur erlaubt, wenn eine der gesetzlichen Ausnahmen greift, etwa für die Versorgung.

Auftragsverarbeitung
Art. 28 DSGVO

Verarbeitet ein Dienstleister Daten in Ihrem Auftrag, braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Bei einem privaten Konto für einen KI-Dienst gibt es ihn nicht.

Drittländer
Übermittlung nur mit Grundlage

Stehen die Server außerhalb der EU, ist eine Übermittlung nur unter zusätzlichen Voraussetzungen zulässig. Bei vielen frei verfügbaren Diensten ist das nicht auf einen Blick erkennbar.

Schweigepflicht
§ 203 StGB

Ärztinnen, Ärzte, Pflegefachkräfte und andere Berufsgeheimnisträger dürfen Patientengeheimnisse nicht unbefugt offenbaren. Externe Dienstleister dürfen nur eingebunden werden, soweit das erforderlich ist und sie zur Verschwiegenheit verpflichtet sind.

KI-Kompetenz
Art. 4 AI Act · seit Februar 2025, geändert 2026

Wer KI-Systeme einsetzt, ergreift Maßnahmen, um die KI-Kompetenz der Mitarbeitenden zu fördern, die damit arbeiten. Ein bestimmtes Niveau muss dabei niemand garantieren. Das betrifft auch Alltagswerkzeuge wie Chatbots, sobald sie dienstlich genutzt werden.

Transparenz
AI Act · schrittweise

Für KI, die direkt mit Menschen kommuniziert, und für bestimmte KI-erzeugte Inhalte sieht der AI Act Transparenzpflichten vor. Sie gelten schrittweise. Eine Kennzeichnungsregel im Haus bereitet darauf vor.

Mitbestimmung
§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG

Technische Einrichtungen, die dazu geeignet sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen, sind mitbestimmungspflichtig. In kirchlichen Einrichtungen hat die Mitarbeitervertretung eigene Beteiligungsrechte, im öffentlichen Dienst der Personalrat.

Vereinfacht, ersetzt keine Einzelfallprüfung.

03

Was in die Richtlinie gehört

Sechs Kapitel genügen. Jedes beantwortet eine Frage, die sich im Team sonst jede und jeder selbst beantwortet.

KAPITEL 01
Erlaubte Werkzeuge

Welche Werkzeuge, mit welchem Konto? Am besten eine kurze Freigabeliste, die eine benannte Stelle pflegt.

KAPITEL 02
Daten

Was darf hinein, was nie? Das wichtigste Kapitel: Namen, Gesundheitsdaten, interne Unterlagen, und wie man sie vorher entfernt.

KAPITEL 03
Freigabe und Verantwortung

Wer prüft die Ergebnisse, wer gibt neue Werkzeuge frei? Verantwortlich bleibt, wer ein Ergebnis verwendet.

KAPITEL 04
Kennzeichnung und Transparenz

Wann wird gesagt, dass KI beteiligt war: nach außen, gegenüber Patientinnen und Patienten, im eigenen Haus?

KAPITEL 05
Schulung

Wie lernt das Team, was KI kann und wo sie sich irrt? Kurz, praxisnah, im Dienst und dokumentiert.

KAPITEL 06
Mitbestimmung und Überprüfung

Wer redet mit, wann wird nachgeschärft? Interessenvertretung früh einbinden, mindestens einmal im Jahr prüfen.

Schreiben Sie so, wie Sie es einer neuen Kollegin erklären würden: Beispiele statt Paragrafen, das Erlaubte zuerst. Dazu gehören eine Ansprechperson für Fragen und ein Weg, einen Fehler zu melden, ohne Ärger fürchten zu müssen. Wer ein Versehen sofort meldet, gibt dem Haus die Zeit, richtig zu reagieren.

04

Richtlinie in Echtzeit

Legen Sie die Schalter um. Rechts entsteht ein einseitiger Entwurf, der jede Änderung sofort einarbeitet und die Version hochzählt. Widersprüche und riskante Kombinationen markiert der Rotstift. Mit „Entwurf kopieren“ oder „Als Textdatei“ nehmen Sie den Text mit und passen ihn an Ihr Haus an.

Interaktiv · Richtlinie in Echtzeit
Strenge · ausgewogen

Schalter umlegen, der Entwurf schreibt mit. Versuchen Sie: private Konten erlauben, dann Gesundheitsdaten.

  1. 2.1Welche KI-Werkzeuge sind erlaubt?
    2.2Private Konten bei KI-Diensten?
✓ ohne Lücken
Entwurf · nur intern

KI-Richtlinie

Version 0.1Stand –[Name der Einrichtung]

1 · Zweck und Geltungsbereich

1.1
Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeitenden, Auszubildenden und externen Kräfte des Hauses. Sie betrifft alle Werkzeuge, die mit KI Texte, Bilder, Sprache oder Auswertungen erzeugen, auch frei verfügbare Chatbots.

2 · Erlaubte Werkzeuge

2.1
Erlaubt sind nur KI-Werkzeuge, die auf der Liste freigegebener Werkzeuge stehen. Die Liste ist im Intranet einsehbar und wird von der freigebenden Stelle gepflegt.
2.2
Private Konten dürfen nur für allgemeine Fragen genutzt werden, ohne Angaben zu Personen und ohne interne Unterlagen.

3 · Daten

3.1
Namen, Gesundheitsdaten und andere personenbezogene Angaben werden nur in Werkzeugen verarbeitet, die ausdrücklich dafür freigegeben sind: mit Auftragsverarbeitung, Verpflichtung zur Verschwiegenheit und Verarbeitung in der EU.
3.2
Vor der Eingabe sollen Namen, Geburtsdaten, Adressen und Fallnummern entfernt oder durch Platzhalter ersetzt werden.
3.3
Pseudonymisierte Angaben bleiben personenbezogene Daten. Anonym ist erst, was sich keiner Person mehr zuordnen lässt.

4 · Freigabe und Verantwortung

4.1
Jede KI-Ausgabe wird von einem Menschen geprüft, bevor sie verwendet wird. Was nach außen geht oder in eine Akte übernommen wird, gibt eine fachlich zuständige Person frei.
4.2
Neue KI-Werkzeuge geben IT, Datenschutz und Leitung gemeinsam frei, bevor sie genutzt werden. Geprüft werden Zweck, Daten, Vertrag und Speicherort.
4.3
Für ein Ergebnis bleibt verantwortlich, wer es verwendet. KI trifft keine Entscheidungen über Diagnosen, Therapien oder Menschen.

5 · Kennzeichnung und Transparenz

5.1
Texte und Bilder, die nach außen gehen und überwiegend von KI erstellt wurden, erhalten einen kurzen Hinweis.
5.2
Spricht ein KI-System selbst mit Patientinnen, Patienten oder Angehörigen, etwa im Chat, ist es als KI erkennbar.

6 · Schulung

6.1
Wer KI-Werkzeuge nutzt, erhält vorher eine kurze Einweisung: was die Werkzeuge können, wo sie sich irren, was nicht hineingehört.

7 · Mitbestimmung und Überprüfung

7.1
Betriebsrat oder Mitarbeitervertretung werden vor der Einführung neuer KI-Werkzeuge beteiligt. Was erfasst und ausgewertet werden darf, regelt eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung.
7.2
Die Richtlinie wird jährlich überprüft und zusätzlich immer dann, wenn ein neues Werkzeug hinzukommt oder sich die Rechtslage ändert.

8 · Fragen und Meldungen

8.1
Wer versehentlich Daten in ein nicht freigegebenes Werkzeug eingegeben hat, meldet das sofort der Datenschutzkoordination. So lässt sich rechtzeitig prüfen, ob eine Meldung an die Aufsichtsbehörde nötig ist.
Muster, vereinfacht. Ersetzt keine Rechtsberatung und keine Prüfung im Einzelfall.
Muster · vereinfacht, ersetzt keine Einzelfallprüfung · Ihre Auswahl bleibt nur in diesem Browser

Ihre Auswahl wird nur in Ihrem Browser gespeichert (im lokalen Speicher), nicht bei uns. „Neu starten“ setzt sie zurück.

Streng ist nicht automatisch gut. Eine Richtlinie, die alles verbietet, aber kein freigegebenes Werkzeug anbietet, erzeugt genau die Schatten-KI, die sie verhindern soll. Die Mitte ist meist der bessere Start: klare Grenzen bei den Daten, ein geprüftes Werkzeug für den Alltag, ein Mensch, der prüft.

05

Darf ich das? Zehn Fälle aus dem Alltag

Eine Richtlinie bewährt sich im Alltag. Entscheiden Sie aus dem Bauch: Ziehen Sie jede Karte nach rechts (erlaubt), nach links (verboten) oder nach oben (nur mit Freigabe), oder nutzen Sie die Pfeiltasten. Danach sehen Sie, was Ihre eben gebaute Richtlinie dazu sagt. Ändern Sie oben einen Schalter, passt sich die Auswertung an.

Interaktiv · Darf ich das?
GEPRÜFT GEGEN: IHRE RICHTLINIE V0.1 · AUSGEWOGEN↑ RICHTLINIE ÄNDERN
FALL 01/10
Freigegebenes Werkzeug des HausesInterner Text ohne Namen
Die Rundmail zum neuen Dienstplan freundlicher formulieren lassen

Nur der Text, ohne Namen und ohne Dienstzeiten einzelner Personen.

← NEIN↑ FREIGABEJA →
Fiktive Fälle · vereinfacht, ersetzt keine Einzelfallprüfung

Solche Fälle eignen sich gut für die Schulung: zehn Minuten in der Teambesprechung, jede Karte laut entschieden. Wo das Team uneins ist, ist die Richtlinie noch nicht klar genug.

06

Mitbestimmung und Schulung

Eine KI-Richtlinie regelt, wie Beschäftigte arbeiten, und KI-Werkzeuge können Daten erzeugen, die Rückschlüsse auf Verhalten oder Leistung zulassen. Gibt es einen Betriebsrat, ist er bei der Einführung solcher technischen Einrichtungen zu beteiligen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Auch Regeln zum Verhalten im Betrieb können der Mitbestimmung unterliegen. In kirchlichen Einrichtungen tritt die Mitarbeitervertretung an diese Stelle, mit eigenen Beteiligungsregeln, im öffentlichen Dienst der Personalrat. Früh einbinden zahlt sich aus: Was gemeinsam vereinbart ist, wird eher gelebt.

KI-Kompetenz, die im Alltag trägt

Seit Februar 2025 verlangt der AI Act von Betreibern Maßnahmen für die KI-Kompetenz ihres Personals. Seit Juli 2026 gilt die Pflicht in der vereinfachten Fassung des Digital-Omnibus zur KI: Betreiber fördern die KI-Kompetenz, ein bestimmtes Niveau müssen sie nicht garantieren. Gemeint ist kein Informatikstudium, sondern Wissen, das zur Aufgabe passt: was das Werkzeug kann, wo es sich irrt, was nicht hineingehört und wer weiterhilft. Eine gute Schulung lohnt sich so oder so.

  1. 01

    Kurz einführen

    Eine Einheit im Dienst: die Richtlinie in Beispielen, die freigegebenen Werkzeuge und die rote Linie bei den Daten.

  2. 02

    Am echten Fall üben

    Eine Rundmail umformulieren, einen Arztbrief zusammenfassen und das Ergebnis prüfen. Und zeigen, wie sich die KI irrt.

  3. 03

    Auffrischen und festhalten

    Kurz wiederholen, wenn ein Werkzeug dazukommt, und dokumentieren, wer wann geschult wurde.

Lebendig halten

Einmal im Jahr und bei jedem neuen Werkzeug: Passt die Richtlinie noch? Fragen aus dem Team, Beinahe-Fehler und neue Pflichten fließen ein. Die Versionsnummer im Entwurf oben ist kein Gag. Eine Richtlinie mit Stand und Version zeigt, dass sie gepflegt wird.

07

Wo die Module ansetzen

Der beste Schutz vor Schatten-KI ist ein gutes erlaubtes Werkzeug. Wir integrieren KI gezielt in Ihre bestehende Software, betrieben in der EU-Cloud und mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung. So kann Ihre Richtlinie auf eine echte Alternative verweisen.

MODUL 06 · EU AI ACTJedes KI-Werkzeug eingestuft und dokumentiert, dazu Schulungsnachweise für die KI-Kompetenz Ihres Teams.ZUM ARTIKEL →MODUL 06 · DSGVO-PAKETAuftragsverarbeitung, technische und organisatorische Maßnahmen und bei Bedarf eine Folgenabschätzung für jedes freigegebene Werkzeug.ZUM ARTIKEL →MODUL 06 · EU-HOSTINGKI-Modelle in europäischen Rechenzentren oder in Ihrer eigenen Infrastruktur, je nach Schutzbedarf der Daten.ZUM ARTIKEL →MODUL 01 · ONBOARDINGNeue Mitarbeitende lernen die Richtlinie vom ersten Tag an. Die Unterweisung wird zugewiesen und nachgehalten.ZUM ARTIKEL →MODUL 02 · HWG-FREIGABEKI-Entwürfe für Beiträge mit Vorprüfung auf Heilversprechen und einer verantwortlichen Freigabe vor dem Posten.ZUM ARTIKEL →MODUL 03 · DIGITALE AKTETexterkennung im freigegebenen Werkzeug statt im öffentlichen Chatbot: Ergebnisse landen geprüft in der richtigen Akte.ZUM ARTIKEL →
08

So gehen wir vor

01 · ANALYSIEREN

Wir schauen ohne Schuldzuweisung, wo im Haus schon KI genutzt wird und wofür. Daraus ergibt sich, was ein freigegebenes Werkzeug können muss.

02 · MIGRIEREN

Daten und Abläufe ziehen schrittweise in die EU-Cloud, mit dem Einverständnis und der Akzeptanz Ihrer Mitarbeitenden. Richtlinie und Interessenvertretung sind von Anfang an dabei.

03 · KI GEZIELT INTEGRIEREN

Dann kommt das erlaubte Werkzeug: eingebettet in Ihre bestehende Software, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Schulung und einer Richtlinie, die darauf verweist.

Mehr zu unserem Vorgehen · Wie wir KI einsetzen · Das Team mitnehmen

09

Häufige Fragen

Reicht es nicht, KI einfach zu verbieten?

Ein Verbot ohne Alternative verschiebt die Nutzung aufs private Handy, wo sie niemand sieht. Wirksamer ist eine klare Grenze bei den Daten plus ein freigegebenes Werkzeug für die Aufgaben, die das Team ohnehin erledigen will.

Dürfen wir frei verfügbare Chatbots überhaupt nutzen?

Für Aufgaben ohne Personenbezug oft ja, wenn Ihre Richtlinie es erlaubt. Für Namen und Gesundheitsdaten nicht über private Konten: Es fehlen der Vertrag zur Auftragsverarbeitung und die Kontrolle über den Speicherort. Viele Anbieter haben Geschäftsversionen mit Vertrag. Ob eine davon für Ihre Daten genügt, prüft Ihr Datenschutz im Einzelfall.

Sind pseudonymisierte Daten unproblematisch?

Nein. Pseudonymisierte Daten bleiben personenbezogen, weil sie sich mit Zusatzwissen wieder zuordnen lassen. Pseudonymisieren senkt das Risiko, ersetzt aber nicht den passenden Rahmen. Anonym ist erst, was sich keiner Person mehr zuordnen lässt, und bei Freitexten aus der Versorgung ist das schwer.

Müssen wir KI-Texte kennzeichnen?

Für KI, die direkt mit Menschen kommuniziert, und für bestimmte KI-erzeugte Inhalte sieht der AI Act Transparenzpflichten vor, die schrittweise gelten. Unabhängig davon schafft eine Hausregel Vertrauen: Ein kurzer Hinweis bei Texten, die überwiegend von KI stammen, kostet wenig.

Wer im Haus sollte die Richtlinie verantworten?

Die Leitung, gemeinsam mit IT und Datenschutz, und mit der Interessenvertretung, wo es eine gibt. Wichtig ist eine benannte Ansprechperson für Fragen und für Meldungen, wenn doch einmal etwas schiefgeht.

Ist der Entwurf aus dem Baukasten fertig zum Aushängen?

Er ist ein Startpunkt, kein fertiges Dokument. Er zeigt, welche Entscheidungen zu treffen sind, und formuliert sie verständlich. Prüfen Sie ihn mit Ihrem Datenschutz und bei Bedarf juristisch, bevor er gilt.

Sie wollen KI im Haus erlauben, aber sicher? Erstgespräch vereinbaren

STAND: OKTOBER 2026DOCS-START← ZUR STARTSEITE