Telefon, Posteingang, Rezepte, Befunde, Quartalsabrechnung: In Arztpraxen und MVZ bleibt neben der Sprechstunde viel Verwaltung. Wir entlasten das Praxisteam, ohne die Praxissoftware auszutauschen.
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Eine Arztpraxis ist ein kleiner Betrieb mit großem Verwaltungsanteil. Im Mittelpunkt steht das Praxisverwaltungssystem (PVS): Termine, Karteikarte, Verordnungen, Abrechnung. Um das PVS herum läuft vieles, das keine Software abfängt: das Telefon am Empfang, das Faxgerät, das KIM-Postfach, Zettel mit Rezeptwünschen, Listen für das Quartalsende.
Gerade wer chronische Wunden versorgt, kennt das: Die Behandlung dauert Wochen, jeder Verbandwechsel will dokumentiert, jede Verordnung begründet sein. Im MVZ kommt die Abstimmung zwischen Fachrichtungen und Standorten dazu. Getragen wird all das vom Praxisteam, und dort fehlen Hände.
Ihr PVS bleibt. WUNDigital ersetzt keine Praxissoftware, sondern baut um sie herum: Schnittstellen, Automatisierung und gezielt eingesetzte KI dort, wo heute Papier, Fax und Abtippen im Spiel sind.
Was eine Kassenpraxis rund um das PVS erfüllen muss, in vereinfachter Form:
Für Vertragsarztpraxen Pflicht. Über die TI laufen Versichertenstammdatenabgleich, E-Rezept, eAU und ePA; KIM ist die sichere E-Mail darin, etwa für eArztbriefe. Angebunden wird über Praxissoftware, Kartenterminals und den elektronischen Heilberufsausweis.
Signiert wird mit dem Heilberufsausweis, oft gesammelt per Stapel- oder Komfortsignatur. Eingelöst wird per Gesundheitskarte, App oder Ausdruck. Bei Verband- und Hilfsmitteln ist die Umstellung auf elektronische Verordnungen noch im Gang.
Die Praxis übermittelt über KIM, Arbeitgeber rufen die Daten bei der Krankenkasse ab. Patientinnen und Patienten erhalten einen Ausdruck für ihre Unterlagen.
Angelegt für alle, die nicht widersprechen. Praxen stellen Daten aus der laufenden Behandlung ein, etwa Befundberichte, Laborbefunde und Arztbriefe; die Medikationsliste füllt sich aus E-Rezept-Daten. Zugriff entsteht im Behandlungskontext.
Arznei-, Verband- und Hilfsmittel müssen ausreichend, zweckmäßig und wirtschaftlich sein. Geprüft wird nachträglich, durch die Prüfungsstelle von Kassenärztlicher Vereinigung und Krankenkassen.
Die Praxissoftware erstellt die Abrechnungsdatei und prüft sie mit dem Prüfmodul der KBV. Die Frist setzt Ihre KV. Privatleistungen werden gesondert nach der ärztlichen Gebührenordnung abgerechnet.
Aufbewahrung in der Regel zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung, für manche Unterlagen länger. Nachträgliche Änderungen müssen erkennbar bleiben.
Gesundheitsdaten sind besonders geschützt, Dienstleister brauchen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Nach außen gilt: sachlich informieren ja, Heilversprechen und irreführende Aussagen nein.
Vereinfacht dargestellt, ersetzt keine Einzelfallprüfung. Maßgeblich sind die Vorgaben Ihrer KV und die aktuellen Regelungen.
Moderne Wundauflagen, Kompression, Hilfsmittel: Wer chronische Wunden versorgt, verordnet über lange Zeiträume und oft hochpreisig. Das fällt in der Wirtschaftlichkeitsprüfung auf, und zwar zeitversetzt, oft lange nachdem die Wunde verheilt ist. Dann zählt, was in der Akte steht. Vereinfacht läuft es so:
Verband- und Hilfsmittel werden verordnet. Die Begründung steckt in der Dokumentation: Wundbefund, Therapieziel, Verlauf.
Die Prüfungsstelle von KV und Kassen prüft nachträglich, statistisch oder im Einzelfall. Auffälligkeiten gehen zur Stellungnahme an die Praxis.
Lassen sich Besonderheiten der Praxis belegen, bleibt es dabei. Sonst folgen eine Beratung oder eine Nachforderung, der Regress.
Was eine Verordnung später tragen kann, zeigt ein fiktiver Fall: Entscheiden Sie, was heute in die Akte kommt, und öffnen Sie dann die Anfrage.
Frau M., Ulcus cruris, stark nässend. Was landet in der Akte? Tippen Sie an.
Die Wunde ist längst verheilt, da kommt Post. Was können Sie belegen?
Ebenfalls hilfreich: Schmerz und Begleiterkrankungen, die die Heilung beeinflussen, und eine kurze Begründung bei jedem Produktwechsel.
Zwei Feinheiten, die im Alltag oft untergehen: Kompressionsbinden zählen zu den Verbandmitteln, medizinische Kompressionsstrümpfe zu den Hilfsmitteln, mit jeweils eigenen Regeln. Und was als Verbandmittel gilt und was als „sonstiges Produkt zur Wundbehandlung“, ist gesetzlich abgegrenzt, mit Folgen für die Verordnungsfähigkeit. Bei einer ersten Auffälligkeit steht in der Regel eine Beratung vor dem Regress.
Unser Ansatz: Die Wunddokumentation liegt strukturiert vor, wenn verordnet wird. Befund per Diktat, Wundbilder sicher in der Akte, die Begründung als Entwurf, den die Ärztin oder der Arzt prüft. Die Verordnung selbst entsteht wie bisher im PVS. Vereinfacht, ersetzt keine Einzelfallprüfung; maßgeblich sind die Prüfvereinbarungen Ihrer KV.
Zur Öffnung klingelt es pausenlos: Termine, Folgerezepte, Befundfragen, Krankmeldungen. Am Empfang läuft gleichzeitig die Anmeldung, zum Quartalsbeginn kommt das Einlesen der Gesundheitskarten dazu.
Befunde und Arztbriefe kommen per KIM, per Fax und auf Papier. Jedes Dokument muss gesichtet, der richtigen Person zugeordnet und der Ärztin oder dem Arzt vorgelegt werden.
Folgerezepte werden per Telefon, Zettel oder Anrufbeantworter bestellt. Jedes E-Rezept wird vorbereitet, geprüft und signiert, oft zwischen zwei Patienten.
Die Wunde ist versorgt, die Begründung steht im Kopf. Fragt die Prüfungsstelle später nach, fehlt der Beleg in der Akte.
Diagnosen nachkodieren, fehlende Angaben suchen, Prüfprotokolle abarbeiten: Die Abrechnung verdichtet sich auf wenige Tage, oft nach Feierabend.
Medizinische Fachangestellte sind vielerorts schwer zu finden. Jede offene Stelle verteilt die Verwaltung auf weniger Schultern, und Einarbeitung kostet Zeit, die ohnehin fehlt.
Wie sieht Ihr Tag aus? Modellieren Sie ihn am äußeren Ring, von 07:00 bis 19:00. Jede Tätigkeit ist zu einem Block zusammengefasst, auch wenn sie sich in Wirklichkeit über den Tag verteilt. Dann schalten Sie WUNDigital-Bausteine zu und legen selbst fest, wie viel sie bei Ihnen abnehmen würden.
1 Ziehen Sie die Griffe am äußeren Ring, bis er Ihrem Praxistag entspricht. 2 Schalten Sie dann Bausteine zu.
± 15 min je Tätigkeit, die Sprechstunde gleicht aus.
Die Uhr rechnet nur mit Ihren Annahmen, sie verspricht nichts. Was bei Ihnen realistisch ist, klären wir in der Analyse vor Ort. Mit Ihren eigenen Wochenstunden rechnet der Potenzialrechner.
Gute Medizinische Fachangestellte werden auch von Kliniken, Kassen und anderen Praxen umworben. Was hilft: Stellen schnell und überall sichtbar, Bewerbungen zügig beantwortet, eine Einarbeitung mit festem Ablauf. Und ein Arbeitsplatz, an dem weniger Zeit mit Abtippen, Suchen und Rückrufen vergeht.
Sprechzeiten, Leistungen, Online-Termin, Rezeptbestellung: Eine gute Praxis-Website nimmt dem Telefon Arbeit ab. Für die Inhalte gelten Heilmittelwerbegesetz und ärztliche Berufsordnung. Sachliche Information ist erlaubt, Heilversprechen und irreführende Aussagen nicht, für Vorher-nachher-Darstellungen gelten enge Grenzen.
Bei der Kommunikation mit Patientinnen und Patienten zählt auch der Weg: Befunde gehören nicht in eine unverschlüsselte E-Mail, und Terminerinnerungen per SMS oder E-Mail brauchen eine saubere Grundlage, in der Regel eine Einwilligung. Vereinfacht, ersetzt keine Einzelfallprüfung.
Wir begleiten Empfang, Backoffice und Sprechstunde einen Tag lang und nehmen auf, was neben dem PVS läuft: Telefon, Fax, KIM-Postfach, Ablage, Listen fürs Quartal.
Was sinnvoll ist, zieht schrittweise in eine EU-Cloud, etwa der Posteingang oder Vorlagen. Nur mit dem Einverständnis und der Akzeptanz des Praxisteams. Das PVS bleibt, und was vor Ort bleiben soll, bleibt vor Ort.
Dann KI an einzelnen Stellen: Posteingang vorsortieren, Diktat statt Tippen, Verordnung vorbereiten, Abrechnung vorprüfen. Entschieden wird in der Praxis.
Nein. Das PVS bleibt Ihr führendes System. Wir docken über Standards wie GDT, HL7 oder FHIR an, soweit Ihre Software sie unterstützt, und automatisieren, was heute daneben von Hand passiert: Posteingang, Vorlagen, Listen, Rückfragen.
Nein. E-Rezept, eAU, KIM und ePA laufen weiter über Ihre Praxissoftware und Ihre TI-Anbindung. Wir bereiten vor und sortieren, was ankommt. Signiert und versendet wird wie bisher in der Praxis.
Immer die Ärztin oder der Arzt. KI macht Vorschläge, etwa eine Zuordnung im Posteingang oder einen Entwurf für eine Begründung. Jeder Vorschlag wird geprüft, bevor er etwas auslöst.
Eine Garantie gibt es nicht. Eine vollständige, nachvollziehbare Dokumentation macht es aber deutlich leichter, Verordnungen im Prüfverfahren zu begründen. Fragen im Einzelfall gehören zu Ihrer KV oder in eine fachanwaltliche Beratung.
In Rechenzentren in der EU oder auf Wunsch vor Ort in Ihrer Praxis. Gesundheitsdaten sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt und unterliegen der ärztlichen Schweigepflicht; Auftragsverarbeitung und technische Maßnahmen regeln wir von Anfang an.
Ja, dort oft besonders. Wenn mehrere Fachrichtungen und Standorte zusammenarbeiten, lohnen sich ein gemeinsamer Posteingang und einheitliche Vorlagen umso mehr. Wir beginnen mit der Analyse an einem Standort und übertragen, was sich bewährt.
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